ทำงานไหนก่อนดีนะ ? เทคนิคจัดอันดับความสำคัญ ด้วยตาราง 4 ช่อง

เพื่อน ๆ เป็นกันไหม ทำงานไม่ทัน งานทุกอย่างกลายเป็นงานด่วน ทำงานไฟไหม้ เกือบไม่ทันเดตไลน์ จัดการบริหารงานไม่ได้สักที จะบอกว่าปัญหานี้จัดการได้ง่าย ๆ ด้วยเทคนิคที่เรียกว่า “ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์” หรือ การบริหารเวลาด้วยตาราง 4 ช่อง ต้องทำยังไงบ้าง เดี๋ยวเอซียูจะมาบอกเคล็ดลับนี้ให้

อันไหนคืองานด่วน อันไหนคืองานสำคัญ

งานด่วน คือ งานระยะสั้นที่ต้องการความสนใจทันที ต้องตัดสินในช่วงเวลาอันสั้น คิดแล้วทำทันที
งานสำคัญ คือ งานระยะยาวที่ต้องกระตือรือร้น ใช้ระยะเวลาในการทำมากเป็นพิเศษ ถ้าทำสิ่งนี้สำเร็จจะส่งผลต่อความประสบความสำเร็จ

จัดความสำคัญ 4 ช่อง กับ ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์

ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ (Eisenhower Matrix) หรือ Eisenhower Box ที่เราเรียกว่า เทคนิคการบริหารเวลาแบบประธานาธิบดี เพราะมีที่มาจากอดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D.Eisenhower) ที่ได้คิดวิธีการสร้างกรอบการทำงาน จัดลำดับความสำคัญ เพื่อจัดการกับปริมาณงานมากมายที่มีเข้ามา ด้วยการลิสต์งานลงไปในตาราง 4 ช่อง

The Eisenhower Matrix นี้ จะมีด้วยกันสองแกน โดยแกนแนวตั้ง เป็นแกนที่หมายถึงความสำคัญของงาน ส่วนแกนแนวนอนเป็นแกนที่หมายถึงความเร่งด่วนของงาน ในแกนสองแกนนี้จะแบ่งเป็นตารางทั้งหมด 4 ช่อง ซึ่งมีความหมายตามนี้

Q1: งานสำคัญ และ เร่งด่วน

งานที่จะอยู่ในช่องแรกซ้ายบน คืองานที่ใกล้เดตไลน์ หรือ ที่เราเรียกว่า งานไฟไหม้ นั่นเอง เป็นงานที่สำคัญ ที่ต้องทำให้เรียบร้อยภายในวันนี้หรืออย่างน้อยพรุ่งนี้ให้เสร็จ ซึ่งคนส่วนใหญ่ตกหลุมกันอยู่ในช่องนี้ เพราะแบ่งเวลาไม่ดี รอเดตไลน์ก่อนค่อยทำ ทั้งนี้เราควรจัดการงานต่าง ๆ ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดงานในช่อง Q1 มากเกินไป เพราะงานสำคัญที่ทำด้วยความเร่งรีบ อาจส่งผลให้งานออกมาไม่ดีมากเท่าที่ควร ช่องนี้ควรมีงานให้น้อยที่สุด ดังนั้นควรจะวางแผนงานให้ละเอียดมากขึ้น

Q2: งานสำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน

สำหรับส่วนที่อยู่ในช่องขวาบนนี้มักเป็นส่วนที่ “สำคัญที่สุด” แต่ใครหลาย ๆ คนชอบมองข้าม เพราะคิดว่างานนั้นไม่เร่งด่วน ไว้ค่อยทำวันหลัง จนสุดท้ายงานนั้นกลายเป็นงานช่อง Q1 กลับกันถ้าเราให้ความสำคัญกับงานในช่องนี้ ก็จะช่วยป้องกัน ปัญหาความเร่งด่วนและความเครียดที่จะเกิดในอนาคต นอกจากงานแล้ว อาจเป็นการวางแผน ในการพัฒนาตนเอง รวมถึงการดูแลตัวเองและคนรอบข้าง ดังนั้นเราควรใส่ใจกับงานในช่อง Q2 ให้ได้มากที่สุด แล้วผลลัพธ์จะออกมาดีเกินที่คาดแน่นอน

Q3: งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

ส่วนช่อง Q3 ซ้ายล่างเป็นมักเป็นสิ่งที่ไม่ค่อยสำคัญแต่มัก “เข้ามาแทรก” อย่างอื่น กลายเป็นงานเร่งด่วน ยกตัวอย่างเช่น มีบางคนโทรหาเพื่อขอความช่วยเหลือเร่งด่วน ให้ลองพิจารณาดี ๆ ว่างานนั้นสามารถให้คนอื่นทำแทนได้ไหม ถ้าคนอื่นสามารถทำแทนได้ และทำได้ดีกว่าตัวเราอีก ก็ควรจะให้มอบหมายงานนั้นให้กับคนอื่นแทน เพราะเราจะได้เอาเวลาไปจัดการกับสิ่งที่สำคัญมากกว่า แถมการมอบหมายงานให้คนอื่นทำแทน จะช่วยสร้างความเชื่อใจและไว้ใจกันมากขึ้น

Q4: งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

สำหรับงานในช่อง Q4 ขวาล่าง งานกลุ่มนี้เป็นงานที่ไม่ควรเสียเวลามากที่สุด เพราะมันจะทำให้เราเสียเวลาโดยไม่ได้มีผลอะไรกับเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็น ไถติ๊กต๊อก ไถโซเชียล เล่นเกมนานเกินไป แต่ไม่ใช่ว่าการพักผ่อนไม่ใช่เรื่องไม่ดี แต่เราควรรู้จักแบ่งเวลา ถ้าจะทำก็ให้ทำหลังจากจัดการงานอื่น ๆ เรียบร้อยแล้ว วิธีบริหารความสำคัญ สิ่งที่อยู่ในช่องนี้ไม่ควรมีเยอะ ซึ่งถ้ามีมากไปก็จะเป็นข้ออ้างให้เราไม่ทำงานในช่อง Q1 และ Q4 สักทีนั่นเอง

ทีนี้ก็ลองพิจารณางานทั้งหมดที่เรากำลังทำอยู่ดู ว่างานไหนคืองานด่วน งานไหนสำคัญ เพื่อให้งานหรือสิ่งที่เราวางแผนไว้สำเร็จลุล่วงได้ทันเวลาและมีประสิทธิภาพ